Projectmanagers: bewakers en een beetje helderziende tegelijk

Projectmanagement vormt een cruciale pijler in het aanbod van MULTI.engineering. Onze projectmanagers hanteren de gevestigde methodieken als leidraad, maar laten in de praktijk ook voldoende gezond verstand spreken als de situatie op het terrein bijsturing of out-of-the-box denken vereist.

“Projectmanagement-methodieken zijn geen rocket science, maar ze bieden wel een goede houvast”, zegt Lieve Eeckhout. Zij begeleidt op freelance basis bouwprojecten voor MULTI-klanten en werkt momenteel aan een reeks opdrachten voor de VUB. Ook Jo Robberecht, Engineering Manager, kan dat beamen. “De methodes bevestigen wat een goede project manager spontaan al toepast. Toch is het altijd interessant om op de theoretische achtergrond te kunnen terugvallen.”

Watervalmethodiek…

Projectmanagement voor bouw-, infrastructuur- en industriële opdrachten verloopt meestal via duidelijk gedefinieerde fases met elk hun typische beslissingsmomenten. “In de initiatiefase worden de wensen van de bouwheer geanalyseerd op hun (budgettaire) haalbaarheid en afgeklopt in een projectplan. In de daaropvolgende definitiefase worden eisen, budget en betrokken partijen vastgelegd. Na voorontwerp en definitief ontwerp volgt een vergunningstraject. Ondertussen wordt een uitvoeringsdossier samengesteld zodat kan overgegaan worden naar aanbesteding. Na het aanstellen van de aannemer(s) volgt de uitvoering en uiteindelijk de nazorg. Deze aanpak komt het best overeen met de watervalmethodiek, waarbij sequentieel tewerk gegaan wordt, en ook de PMBoK-principes sluiten daar nauw bij aan.”

Met soms een agile aanpak

Verschillende fases die één voor één doorlopen en afgesloten worden, dat is de gebruikelijke gang van zaken bij bouw- en infraprojecten. Al bevestigen zowel Lieve als Jo dat agile projectmanagement nooit ver weg is. Lieve: “Zo’n aanpak met korte cycli en grote wendbaarheid is vooral handig in de uitvoeringsfase, waar je het vaakst moet bijsturen en de planning of zelfs het design moet herbekijken omdat je dan pas merkt dat het beter kan.” Jo: “Op zo’n momenten moet je als projectmanager de methodiek durven loslaten.

| "Want als je je halsstarrig aan een methodiek vastklampt, mis je de kans op een beter eindresultaat.”

Een agile aanpak met wederkerige cycli is niet in elk project mogelijk. Lieve legt uit: “Bij design & build zal dit gemakkelijker lukken, al moet je natuurlijk altijd goed op voorhand de impact van een ingreep inschatten. In heel complexe projecten met veel partijen daarentegen of in (openbare) aanbestedingen bijvoorbeeld waar je je te houden hebt aan een vast bestek, heb je meestal niet de mogelijkheid om tijdens het traject nog aan het design te sleutelen. Dan moet je de leemtes die opduiken, zo creatief en zo goed mogelijk zien op te vullen.”

Hoe je een project aanpakt, hangt volgens Lieve natuurlijk ook wel af van het type opdracht en de manier waarop het in de praktijk verloopt. “In mijn laatste project bijvoorbeeld hebben we relatief meer aandacht besteed aan risicobeheer, om de impact van de covid-crisis op de schaarste aan mensen en materialen zo goed mogelijk in te schatten en op te vangen. Zoals Jo ook zei, moet je als projectmanager inderdaad gewoon ook heel flexibel zijn.”

Project/people management

Projectmanagement staat in grote mate gelijk aan people management. Iets wat Lieve en Jo naar eigen zeggen nauwelijks meegekregen hebben in hun opleiding, maar in het bedrijfsleven gelukkig wel. “Het is altijd een hele uitdaging om de neuzen in dezelfde richting te krijgen en bij discussies – die er in elk project onvermijdelijk zijn – ervoor te zorgen dat je wel nog met de partijen met wie je samenwerkt door één en dezelfde deur kan.”

De meerwaarde van een projectmanager

Wat vinden Jo en Lieve uitdagend aan hun job?

| “Het dagdagelijks oplossen van grote en kleine problemen, in steeds andere situaties, omgevingen en teams, vormt duidelijk de grootste uitdaging.”

Maar het geeft tegelijk de grootste voldoening als het lukt om samen een oplossing te vinden en weer een stapje vooruit te zetten in het proces. Lieve en Jo bevestigen allebei dat projecten de afgelopen jaren complexer geworden zijn. “Met meer partijen, minder knopen die worden doorgehakt en meer paraplu’s die worden opengetrokken”, aldus Jo. “De grenzen tussen de verschillende verantwoordelijkheden zijn soms flou, terwijl de eisen qua timings en budgetten steeds scherper worden”, vindt ook Lieve. En dan heb je nog de digitale evolutie, die ook in projectmanagement niet weg te denken is. “De beschikbare tools om informatie uit te wisselen, hebben allemaal wat andere toeters en bellen”, zegt Lieve daarover, “maar ook elk hun eigen beperkingen. Al met al hebben ze wel voor vooruitgang gezorgd, als moet je ook kritisch blijven.”

Projectmanager biedt meerwaarde

Voor Jo betekent meerwaarde bieden als projectmanager dat je ideeën en oplossingen aanreikt en de voor- en nadelen ervan beschrijft zodat de opdrachtgever de eindbeslissing kan nemen. “Ik ben de adviseur, maar uiteindelijk is het de klant die beslist. Verder zie ik het ook als mijn taak om alle partijen van de nodige informatie te voorzien om de continuïteit van het bouwproces te verzekeren.

“Voor mij betekent projectmanagement dat je de termijnen, budgetten en kwaliteit van het project bewaakt”, zegt Lieve. “Dat je problemen bespreekbaar maakt zodat je met de bouwheer knopen kan doorhakken over hoe er ingegrepen moet worden.”

| “Eigenlijk moet je als projectmanager een beetje helderziende zijn.”

Jo: “Je moet 20 stappen vooruit denken om mogelijke problemen en vertragingen voor te zijn of op zijn minst binnen de perken te houden.” Lieve bevestigt dat een projectmanager regelmatig aan de bel moet trekken. “Zeker in de uitvoeringsfase zitten aannemer en architect zodanig in het operationele, dat je af en toe een trigger moet zijn voor het bouwteam om regelmatig eens afstand te nemen en preventief naar toekomstige risico’s voor het project te kijken.”

WIE IS WIE?

Lieve Eeckhout

• Freelance Projectmanager in bouwprojecten.
• Rechterhand van de bouwheer.
• Burgerlijk ingenieur Mechatronica, heroriënteerde zich nadien naar de bouw van labo’s en algemene bouwprojecten.
• Recent project: researchgebouw L van de VUB met biolabo’s en kantoren. Lieve was betrokken bij het einde van de ontwerpfase, waardoor ze nadien in de aanbestedingsfase de selectie van een goed bouwteam kon verzorgen. Door een duidelijk uitgewerkt dossier en een op elkaar afgestemd bouwteam van ontwerp tot oplevering kon het project, ondanks corona, succesvol worden opgeleverd binnen de vooropgestelde timing en budgetten.

Jo Robberecht

• Freelance Engineering Manager Bouw & Infra.
• Architect van opleiding.
• Ervaring met het opmaken van uitvoeringsdossiers en projectleiding voor een studiebureau.
• Bouwde bij zijn vorige werkgever als constructiemanager mee aan een nieuwe Pfizer-fabriek voor covid-vaccins.
• Eén van zijn huidige projecten: project management voor de opmaak van een productiedossier voor prefab betonelementen voor Loveld. Dit voor een gebouw dat op Berkeley Square komt te staan in Londen.