Steel & structural engineering. Hoe vermijd je faalkosten bij bouwprojecten?

Wanneer een bouwproject door fouten, vertragingen of inefficiëntie finaal niet voldoet aan de verwachtingen van de klant, kost dat extra geld. Denk aan bijkomende werkuren en materialen of schadevergoedingen. Het is bij elk bouwproject dan ook cruciaal om faalkosten zoveel mogelijk te voorkomen. Hoe? “Informatie en communicatie zijn de sleutelwoorden”, zegt Nicolas Van Goeye, managing director bij MULTI.engineering.

Ijzersterk in flexibiliteit

“We staan bij MULTI.engineering voor flexibiliteit in onze dienstverlening”, steekt Nicolas Van Goeye van wal. “Zo werken we bepaalde projecten van A tot Z uit, en maken we voor andere enkel een conceptontwerp voor de eindgebruiker. Bij nog andere projecten werken we voor de uitvoerder op basis van een concept, tekenen we de civiele onderbouw en de stalen bovenbouw uit, of soms maar één van beide. In elk geval spreken we samen met de klant zeer gedetailleerd af wat er verwacht wordt, wat wij doen en wat anderen doen, en wat de klant precies mag verwachten. Daarmee leggen we onmiddellijk de basis voor een geslaagd project! En het maximaal vermijden van faalkosten is daar inherent mee verbonden.”

Uitgebreide info van bij de start

“Precies om het risico op faalkosten te beperken, is het voor ons als engineeringbedrijf essentieel om van bij het begin van een project over alle relevante informatie te beschikken. We willen van meet af aan een zo gedetailleerd mogelijk zicht krijgen op de scope en de workflows, zodat er geen taken vergeten worden en er ook geen dubbel werk gebeurt.”

Over welk type informatie gaat het dan? “In de eerste plaats over algemene informatie zoals de locatie en scope, de op te leveren documenten, de planning, … Maar ook het juridisch-financiële luik, zoals het contract en afspraken over facturatie, is belangrijk. Net als concrete, praktische info over wie de SPOC is en met welke platformen er wordt gewerkt.

Daarnaast hebben we uiteraard heel wat specifieke info nodig over het project zelf. Per type project hanteren we een uitgebreide vragenlijst, zodat we over de gegevens beschikken om alles van de eerste keer juist te kunnen doen:

• Zijn er templates die we moeten volgen?
• Specificaties van de te gebruiken materialen
• Maximale lengtes van elementen
• Benodigde spelingen
• …

Ten slotte hebben we bij aanvang van het project een aantal vragen rond het tekenwerk:

• Hoe verloopt het contact voor de teken- en/of constructievragen?
• Welke bestanden moeten we precies opleveren?
  - hoe bematen van merktekeningen?
  - NC-files te voorzien?
• Dienen we iets op te meten? Is alles bereikbaar? Moeten we een stelling voorzien? Is een 3D-scan gewenst?
• Zijn de bestaande plannen betrouwbaar of laten we de nodige speling tussen de nieuwe en de bestaande structuur?
• Gelden er specifieke eisen voor het uiterlijk van de tekeningen? Is er een template beschikbaar? Een titelkader? Voorbeelden?

Dat lijkt een hele boterham, maar we laten liever niets aan het toeval over. Als we van bij het begin over deze info beschikken, dan kunnen we daar rekening mee houden en verloopt het proces bij de aannemer later in het project veel efficiënter. Het laat ons ook toe om vooraf bepaalde risico’s of struikelblokken te identificeren en dadelijk op zoek te gaan naar oplossingen. Ten slotte maakt al die informatie het een stuk eenvoudiger om een realistische planning op te stellen. We zorgen er dan ook voor dat al deze punten tijdens de kick-offmeeting met de klant aan bod komen.”

Zwakke communicatie leidt tot inefficiëntie

Informatie is cruciaal, maar communicatie is dat nog meer. Hoe eenvoudiger een project gestructureerd is, hoe beter volgens Nicolas Van Goeye. “Er zijn sowieso altijd meerdere partijen betrokken: de eindklant, het ingenieursbureau, soms een controlebureau, aannemers, onderaannemers, studiebureau(s), leveranciers, enzovoort. Het is erg belangrijk om de scope van een project zeer nauwgezet af te bakenen en die te bewaken. Wordt een project over meerdere aannemingen opgesplitst, dan neemt het risico op fouten en inefficiënties sterk toe.

Bijgevolg is doelgerichte communicatie een wezenlijk onderdeel van ons werk als engineers. Daarom besteden we intern ook zoveel aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van onze mensen. Binnen ons bedrijf zeggen we immers vaak dat het hoofd en het hart allebei belangrijk zijn om onze job goed te doen. Communicatieve vaardigheden zijn skills die een engineer elke dag opnieuw nodig heeft. Als de communicatie binnen een project stroef verloopt, dan heeft dit consequenties: extra vragen, onzekerheid, bijkomend werk, vertraging. Kortom, een zwakke communicatie leidt tot inefficiëntie.”

Always a great experience

“Samenwerken met ons moet altijd een positieve ervaring zijn. Onze opdrachtgevers hebben vaak een duidelijk kader voor hun project, maar daarbinnen blijft het werk van ingenieurs- of studiebureaus toch soms een black box. Daarom vinden wij het als engineeringbureau ook belangrijk om open en transparant zijn en het vertrouwen van opdrachtgevers te winnen. Als we ergens tegenaan lopen, dan komt dit onmiddellijk op tafel. We verstoppen geen zaken in de hoop dat alles achteraf wel goedkomt. Is bepaalde info tegenstrijdig, bijvoorbeeld wanneer het model, de plannen en het bestek van elkaar verschillen, dan moet dit meteen worden uitgeklaard. Wijzigingen in een project zijn in een beginfase veel goedkoper dan wanneer ze pas na verloop van tijd gevraagd worden. Openheid en transparantie zijn cruciaal.”

Pakt elk ingenieursbureau een project op deze manier aan? “Zeker niet! Sommigen besteden minder tijd aan de voorbereiding en de communicatie met de klant en kunnen daardoor goedkoper werken. Maar kiezen voor het goedkoopste ingenieursbureau is nu eenmaal niet altijd de beste oplossing. Als opdrachtgever moet je je de vraag stellen: wil je vooral je ingenieurskosten minimaliseren of wens je eerder je investering te optimaliseren? Ik denk dat het antwoord voor de hand ligt.”