VUB - Balanceren tussen duurzaamheid, digitalisering en groei

Hoe de infrastructuur van de VUB inspeelt op studentengroei en verduurzaming

De afdeling Infrastructuur en Patrimonium van de Vrije Universiteit Brussel heeft als opdracht optimale omstandigheden te creëren voor onderwijs en onderzoek aan de universiteit. Gezien de groeiende aantallen studenten en wetenschappers en de urgente behoefte aan duurzaamheidsinitiatieven binnen het Klimaatactieplan, is dit zowel een veelzijdige als een uitdagende missie.

Van visie naar realiteit: de integratie van beleidsplannen in infrastructuur

Iwein Baeyens bekleedt de functie van Directeur Infrastructuur en Patrimonium. Hij is verantwoordelijk voor het integreren van de algemene beleidsplannen van de universiteit en de specifieke plannen van individuele faculteiten in een langetermijnvisie voor de infrastructuur. "Het omzetten van deze visie naar concrete infrastructuur is onze voornaamste uitdaging."

Ondersteuning van vernieuwing

Een centraal beleidspunt van de VUB is het ondersteunen van vernieuwende onderwijsmethoden. "De afgelopen jaren hebben we ingezet op blended learning. In het kader van de voortgaande digitalisering bieden we onze docenten moderne opnameapparatuur. Daarnaast staat er een team van fotografen en videografen klaar om hen te assisteren bij de voorbereiding van hun colleges."

Van de Photonics Campus tot het Green Energy Park

Verregaande digitalisering is ook alom aanwezig in de onderzoeksactiviteiten van de VUB. “Er wordt daarom fors geïnvesteerd in moderne en vaak zeer complexe onderzoeksinfrastructuur. De VUB Photonics Campus in Gooik bijvoorbeeld loopt voorop in de ontwikkeling van fotonische componenten en systemen voor onderzoek rond lichttechnologie. Er werden onder meer extreem zuivere spiegels voor de Einstein Telescoop geslepen, tot op de nanometer precies.

Sinds twee jaar beschikt de hoofdcampus in Etterbeek over een geavanceerd datacenter en alle laboratoria worden stapsgewijs gemoderniseerd. In Zellik is het Green Energy Park in samenwerking met het UZ Brussel volop in ontwikkeling. Dit park is een grootschalige proeftuin, expertise- en opleidingscentrum in domeinen als de energie- en mobiliteitstransitie en de ziekenhuizen van de toekomst. Voor de campus Jette werd dan weer een netto-investering van 25 miljoen euro goedgekeurd om zevenduizend vierkante meter onderzoeksinfrastructuur te vernieuwen en te verduurzamen.

De mensen achter de gebouwen

Gezien haar brede scala aan verantwoordelijkheden speelt de afdeling Infrastructuur en Patrimonium van de VUB een cruciale ondersteunende rol in het onderwijs en onderzoek van de universiteit. De afdeling bestaat uit verschillende subdivisies zoals het Projectbureau, Technical Services en Facility Services en heeft 115 interne en ongeveer 15 externe medewerkers met diverse specialismen in dienst.

“Ons team telt onderhoudsmedewerkers, projectingenieurs en magazijniers, maar ook financieel-administratief medewerkers en audiovisuele experts. We zijn als een kmo binnen de VUB”, vertelt Geneviève De Schryver. Zij is Zakelijk Leider Directie Infrastructuur en monitort met haar team het volledige ordering- en facturatieproces van alle projecten. “Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het personeelsmanagement van onze afdeling. Hierbij ondersteun ik het HR-departement van de VUB, vooral bij het werven van de specifieke en soms atypische profielen die we nodig hebben binnen onze infrastructuurafdeling."

Prioriteit aan duurzaamheid

Bij de visie rond bouwen, renoveren en onderhoud staat duurzaamheid centraal. Het houdt onder meer in dat het gebruik van de beschikbare infrastructuur wordt geoptimaliseerd. “Dat is geen sinecure”, zegt Iwein. “De campus Etterbeek, ontworpen in 1970 voor vijfduizend studenten, verwelkomt op dit moment bijna twintigduizend studenten. Het aantal vierkante meters per student staat onder druk. Toch willen we niet zomaar gaan bijbouwen. Er wordt eerder ingezet op blended learning en het delen van de bestaande onderzoeksinfrastructuur onder verschillende disciplines en onderzoeksgroepen. Momenteel vindt een grondige inventarisatie van het volledige patrimonium plaats en ondertussen zijn we ook al met de reeds verzamelde data aan de slag gegaan.”

Elektrificatie en innovatie: de weg naar een duurzame toekomst voor de VUB

Bij de VUB is de elektrificatie volop bezig. Iwein: "De CO2-doelstellingen voor 2030 zullen met vlag en wimpel worden behaald. We hebben al stappen gezet door onze stookplaats te verduurzamen, zonnepanelen te installeren, en een energienet met warmtepompen op te zetten. Daarnaast wordt er gewerkt aan een warmtekrachtkoppeling, wat ons in staat zal stellen om efficiënt elektriciteit op te wekken en de restwarmte nuttig te gebruiken. Al deze maatregelen zorgen ervoor dat we ons in de komende tien tot vijftien jaar optimaal kunnen voorbereiden op de innovatieve technologieën die onze onderzoekers nu aan het ontwikkelen zijn. Het doel is om onze campussen in de toekomst efficiënt te kunnen verwarmen en – misschien nog wel belangrijker met alle aanwezige onderzoeksapparatuur – te kunnen koelen in de zomer.”

Samenwerking, communicatie en de rol van externe experten

Een ander facet van verduurzaming is een vooruitziende blik bij het ontwerpen, bouwen of renoveren van gebouwen, waarbij rekening wordt gehouden met toekomstig onderhoud. "In dat kader is de verhoogde samenwerking tussen de verschillende subdivisies binnen onze afdeling een positieve ontwikkeling. We hebben – letterlijk en figuurlijk – enkele muren gesloopt. En ik wil benadrukken dat de experts van MULTI.engineering ons goed hebben bijgestaan en dat nog steeds doen om deze horizontale communicatie en samenwerking te bevorderen."

De strategische keuze voor externe expertise

Met de nakende pensionering van 15% van het personeel van de afdeling Infrastructuur en Patrimonium verschuift de focus van Iwein en zijn team naar het aansturen en coördineren van raamcontracten voor operationeel onderhoud. Ook op andere domeinen biedt de inzet van externe experten volgens Iwein tal van voordelen voor een organisatie zoals de VUB. “Ten eerste is het onrealistisch en duur om alle specialistische kennis permanent in huis te hebben, zeker als bepaalde expertise niet continu nodig is. Externe experts bieden de flexibiliteit die we nodig hebben. Bovendien zijn sommige functies inmiddels een knelpuntberoep geworden, wat de verloningsvereisten complex maakt en niet altijd helemaal in lijn met de vrijzinnige en eigenzinnige filosofie van de VUB.” Geneviève verduidelijkt: “Wie voor onze universiteit werkt, doet dat vaak mede vanuit een drijfveer om een maatschappelijke bijdrage te leveren.”

Het geheim achter de succesvolle samenwerking met MULTI.engineering

Is de afdeling van Iwein en Geneviève op zoek naar architecten en architecten-ingenieurs voor projectmanagement, of naar technische profielen om de HVAC- en ELEK-onderhoudsploegen aan te sturen, dan doen zij vaak een beroep op MULTI.engineering. Zo werken of werkten MULTI-experts mee aan de bouw en modernisering van research infrastructuur, clean rooms en stookplaatsen. Maar ook aan de bouw van de kleuter- en basisschool Theodoortje van het GO te Jette en het daaraan verbonden kinderdagverblijf van de VUB. “Dit project was een voorbeeldproject, zowel binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als daarbuiten”, vertelt Iwein. “Het won zelfs een BE-exemplary duurzaamheidsprijs, wat uiteraard technische uitdagingen met zich meebracht op het terrein. Bovendien dienden de verschillende gebruikers van het gebouw tijdens het hele proces betrokken en goed geïnformeerd te worden. De komst van Covid-19 maakte het er niet makkelijker op: we werden geconfronteerd met tekorten aan materialen, leveringsproblemen en prijsstijgingen. Ik hoef u niet te zeggen dat dit allesbehalve een makkelijk project was, maar dankzij het goede projectmanagement via MULTI.engineering is het uiteindelijk allemaal goed gekomen.”

De reden waarom VUB zo graag met de experts van MULTI.engineering samenwerkt? “Hun accountmanager Katja Baert, om te beginnen. Katja luistert écht naar ons en begrijpt precies wat we nodig hebben. In plaats van te wachten tot we iets vragen, komt ze zelf al met ideeën en mogelijke profielen die bij ons zouden passen. Ze heeft goed door hoe onze organisatie in elkaar zit en welke mensen goed in ons team functioneren. Als er een keer iemand tussen zit die niet echt matcht, dan wordt daar en oplossing voor gezocht. Geen gedoe, gewoon zoeken naar een nieuwe match. Wat ook super is: de standvastigheid. We hebben niet elk jaar een nieuwe accountmanager die eerst weer moet leren wat we willen. Als we tegen Katja zeggen ‘we hebben een tweede Kevin nodig’ of ‘we kunnen een extra Tom gebruiken’, dan weet zij precies wat we bedoelen. Het is een zeer fijne en efficiënte samenwerking.”

Spagaat tussen grote werken en operationele continuïteit

Het opzet van Iwein en zijn team is om zoveel mogelijk vragen en verwachtingen van verschillende stakeholders in één keer mee te nemen bij de bouw-, renovatie- en onderhoudswerken die worden uitgevoerd. Ondertussen moet alles blijven draaien. “Ik heb zelf een carrière in de zorgsector achter de rug en weet dat er momenten zijn waarop je niet kan werken. Dat is aan een universiteit niet anders. Het vraagt een goede organisatie om een verdieping van een gebouw volledig onder handen te nemen terwijl in hetzelfde gebouw heel trilgevoelige microscopen aanwezig zijn. Of om renovatiewerken uit te voeren terwijl verderop docenten hun college geven. Het lawaai van werken en de stilte vereist tijdens de blok- en examenperiodes, proberen we in de mate van het mogelijke te verzoenen. Het blijft soms schipperen en vooral luisteren naar de klachten om te begrijpen en oplossingen te vinden, met de wetenschap dat je nooit voor iedereen tegelijk goed kan doen.” Geneviève: “De drie weken dat we ongestoord lawaai mogen maken op de campussen, vallen samen met het bouwverlof… Maar we slagen er toch altijd in om het voor mekaar te krijgen.”